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如何管理你的文檔

2013年02月26日 04;17;02 人氣度:1784 作者: 來源:本站原創

本站原創如何管理你的文檔

1文檔的基本分類

• 文件內容來區分的文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案

• 按載體形態來區分的聲像檔案、電子檔案、實物檔案

 

2、整理

原則: 以時間順序為主,以檔案的重要性為輔,兼顧檔案的分類。

方法:

(1)根據使用的頻率來整理文件。最常用的東西應該在  你的手邊,隨手可取。

(2)把暫時不用的文件移走。

(3)建立文檔編號,按部門、性質、時間、年份等。

(4) 歸檔一份(原件),重要和經常使用的可酌加副本。

(5)文件材料應按原件在前、附件在后的方式排列。

 

3、存儲

  普通文件:文件柜、箱 

  電子文件: 硬盤  光盤

  原則:分門別類、不同存貯介質的資料應單獨存放;保證安全;檔案組卷應使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存,這些檔案用具應適當標識。 案卷封面標題應簡明、準確,左上角應有檔號、檔案箱號、縮微號,封面的下部應有歸檔單位、起止日期、保管期限等。

 

(4)更新和使用

   定期整理、更新,三個月內不用的文檔丟棄。(國家規定的除外)

 

讓你的檔案更加有效的小秘訣:

(1)使用大寫、清楚的字母標示檔案。

(2)使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。

(3)將類別與次類別標簽排成一列,類別與次類別用不同顏色標示。

(4)為大型的資料建立索引。

 

5、保密文檔的管理

本卷情況說明:(共--頁)(年度+部門+文件分卷名)

查閱權限:—— (級)以上人員或經————(主管)同意

保存期限:自  年  月至   年  月

保密文件的傳遞:

要求填寫相關表格,并經過主管簽字方可進行傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確

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