本站原創如何管理你的文檔

1、文檔的基本分類

• 文件內容來區分的文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案；

• 按載體形態來區分的聲像檔案、電子檔案、實物檔案

2、整理

原則： 以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。

方法：

（1）根據使用的頻率來整理文件。最常用的東西應該在  你的手邊，隨手可取。

（2）把暫時不用的文件移走。

（3）建立文檔編號，按部門、性質、時間、年份等。

（4） 歸檔一份（原件），重要和經常使用的可酌加副本。

（5）文件材料應按原件在前、附件在后的方式排列。

3、存儲

  普通文件：文件柜、箱 

  電子文件： 硬盤  光盤

  原則：分門別類、不同存貯介質的資料應單獨存放；保證安全；檔案組卷應使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應適當標識。 案卷封面標題應簡明、準確，左上角應有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應有歸檔單位、起止日期、保管期限等。

（4）更新和使用

   定期整理、更新，三個月內不用的文檔丟棄。（國家規定的除外）

讓你的檔案更加有效的小秘訣：

（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。

（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。

（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。

（4）為大型的資料建立索引。

5、保密文檔的管理

本卷情況說明：（共--頁）（年度＋部門＋文件分卷名）

查閱權限：—— （級）以上人員或經————（主管）同意

保存期限：自  年  月至   年  月

保密文件的傳遞：

要求填寫相關表格，并經過主管簽字方可進行傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確

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